Als ZZP’er werk je niet alleen in jouw specialisme, je bent ook ondernemer, administrateur, website manager, inkoper, sales, social media beheerder en ga zo maar door.
Door als zelfstandige aan de slag te gaan krijg je er eigenlijk automatisch veel andere taken bij. Het is onmogelijk om je in al deze taken te specialiseren en ze kosten ook nog eens een hoop tijd die af gaat van de tijd die je kunt besteden aan wat je het allerliefste doet: jouw beroep uitoefenen. Met de juiste apps kan je jezelf helpen bij al deze extra taken en maak je het makkelijker!
Dit zijn de apps die ik echt niet zou willen missen bij mijn dagelijkse werkzaamheden.
Communicatie: (G)mail
Om snel op de hoogte te zijn van vragen van klanten heb ik een e-mail app op mijn telefoon. Aangezien ik al mijn e-mailaccounts beheer via Gmail is de keuze voor de Gmail app logisch. Wanneer ik wil focussen schakel ik de meldingen uit, en anders kan ik snel reageren op vragen en verzoeken.
Ook onderweg is het handig: als zelfstandige wil je immers altijd wel een beetje bereikbaar zijn.
Administratie: Urenregistratie met Moneymonk
Voor het bijhouden van mijn projecten en uren gebruik in Moneymonk: een online platform waar je projecten, uren en facturen kunt beheren. Je kan uren er achteraf in zetten of werken met een timer die je start en stopt. Zelf doe ik het factureren apart aangezien ik niet letterlijk uren doorfactureer maar over het algemeen met een vooraf afgesproken budget werk. Maar het is wel ontzettend belangrijk om inzicht te hebben in het aantal uren dat projecten hebben gekost, zodat ik waar nodig mijn inschattingen kan aanpassen in de toekomst. Daarnaast is het natuurlijk sowieso handig om uren bij te houden voor de belastingdienst.
Plannen: Google agenda
Het maken van een afspraak met een klant of plannen van een project wil je graag altijd en overal kunnen doen: Ik gebruik Google calendar voor mijn planning en afspraken. De Google agenda app kan daarom niet ontbreken op mijn telefoon.
Administratie: De app van je bank
Ik heb een zakelijke rekening bij Knab, en de app van de bank is echt onmisbaar: Je kan zien wat er bij en afgeschreven wordt (heeft die ene klant al betaald?) en super gemakkelijk betalen via de app. Zo gaat je administratie sneller en het doen van online aankopen ook!
Bestanden: Google drive
Ideaal voor bestanden waar je altijd en overal bij wilt kunnen: Google drive. Met deze app kan je op je telefoon documenten en spreadsheets bekijken en bewerken.
Daarnaast wordt ook het delen van en samen werken aan documenten super makkelijk.
Social media planning: Buffer en Postfity
Ik heb meerdere social media kanalen voor mijn bedrijf: Instagram, Facebook en LinkedIn. Om al deze kanalen continu van (waardevolle) content te voorzien moet je of de hele dag niets anders te doen hebben (hopelijk niet!) of plannen. Waar je op Facebook nog wel direct kunt inplannen is dat niet mogelijk op Instagram en LinkedIn. Daarnaast kost het ook extra tijd om op alle sociale netwerken in te loggen en de posts te plaatsen.
Daar komt een social media plan app van pas! Ik heb een aantal apps geprobeerd en op dit moment is mijn favoriete combinatie het gebruik van Buffer en Postfity. Waarom twee apps? In buffer kan ik mijn Instagram en Facebook accounts prima van posts voorzien, maar de posts op LinkedIn tonen de door Buffer geplaatste foto’s te klein en dat vind ik niet mooi. Postfity plaatst wel mooie posts op LinkedIn, dus gebruik ik die app om mijn posts voor LinkedIn te plannen.
Wat ik overigens echt heel fijn vind bij alle twee de apps is dat je ze op je telefoon als app kunt gebruiken en ook in de browser op je computer kunt bezoeken. Dat vind ik echt heel prettig bij het plannen zelf aangezien de afbeeldingen meestal op mijn computer staan.
Update: Postfity gaat stoppen met het aanbieden van gratis accounts.
Fotobewerking: Snapseed
Natuurlijk bewerk ik foto’s het liefst met een echt fotobewerkingsprogramma zoals Photoshop, alleen het komt weleens voor dat je snel een foto wilt gebruiken die je met je telefoon maakt. Met de app Snapseed kan je de foto uitsnijden en de kleuren en belichting instellen waardoor je het meeste uit je foto haalt.
Administratie: Klippa
Je kent het wel: je koopt iets en krijgt er een bonnetje bij, of een geprinte factuur. De rest van je administratie is digitaal en een map met bonnetjes is gedoe, plus dat ze op termijn vervagen. In het ergste geval raak je het bonnetje zelfs kwijt en kan je hem niet in je administratie opnemen. Met de app Klippa fotografeer je je bonnen of facturen en kan je ze opslaan met naam en bedrag. Je kan alle bonnen ordenen in mappen en ook bij Klippa kan je zowel de app gebruiken als in de browser via de website inloggen: heel fijn als je je administratie bijwerkt.
Notities: Evernote
Mijn digitale notitieblok is Evernote. Ik gebruik het echt voor van alles: todo lijstjes, schetsen, notulen en het schrijven van blogposts. Heel fijn om ook weer altijd bij je notities te kunnen. Ook heel fijn: je kan een checkbox voor vinkjes toevoegen (perfect voor de todo lijstjes).